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Télétravail 101 : offrez-vous la flexibilité

Aujourd’hui plus que jamais, de plus en plus de travailleurs cherchent un milieu de travail stimulant où ils peuvent conjuguer efficacité, flexibilité et qualité de vie. Le travail à distance est devenu un avantage concurrentiel qui rend les entreprises attirantes et conciliantes pour des employés. Toujours soucieuses de maintenir un bon rendement sans compromettre le bien-être chez leurs employés, les entreprises ont donc tout intérêt à considérer les technologies qui facilitent le rendement du travail à distance.

De nombreuses études ont dévoilées que les avantages de la flexibilité des horaires et le télétravail sont bénéfiques à l’entreprise. Elles ont entre autres démontré une meilleure satisfaction des employés à l’égard de leur travail, un maintien de la productivité, des bienfaits personnels, une communication harmonieuse entre le superviseur et ses employés, etc.

Quels sont donc les outils et équipements disponibles pour faciliter le télétravail?

Équipement de base

  • Assurez-vous que vos employés aient un accès Internet efficace à domicile pour pouvoir travailler à distance, échanger avec les clients, etc.;
  • Établissez un accès à distance de l’employé à son ordinateur de bureau;
  • Donnez le numéro d’un technicien informatique en cas de problème;
  • Munissez vos employés d’un ordinateur portable, une tablette et/ou un appareil mobile sans fil (cellulaire) afin de leur faciliter l’accès à leurs données et de leur permettre d’être facilement et rapidement fonctionnel.

Outils de communication et d’échange

Les outils de communication les plus connus et simples d’utilisation sont la messagerie électronique (le courriel), par exemples via Outlook, Gmail, Hotmail, les logiciels de téléphonie sur IP, par exemple Skype, et la messagerie instantané comme MSN Messenger ou Windows Live Messenger, qui permet la vidéoconférence. Les employés peuvent aussi utiliser les forums de discussion afin d’échanger sur l’avancement d’un projet en cours ou tout autre sujet.

Outils de travail partagé

Ces outils permettent aux employés de travailler à distance sur un même document de travail. Par exemple, le wiki est un site web modifiable par l’ensemble des usagers autorisés et facilite l’écriture collaborative de documents en plus d’être propice à l’échange d’idées. Avec ces outils, un groupe de personnes lié par une communauté d’intérêt ou formant une équipe, va pouvoir partager des documents à distance.

Le logiciel Word met à disposition un outil de révision qui permet d’annoter un document de travail en proposant des corrections. Ces modifications seront visibles lorsque le prochain utilisateur ouvrira le document de travail. Pour y avoir accès, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Révision », puis « Suivi des modifications ».

Afin de faciliter le suivi du travail effectué par votre employé qui travaille à distance, vous pourriez aussi partager votre agenda avec celui-ci et vice-versa.

Les outils de gestion de projet

Il existe plusieurs logiciels facilitant le suivi des projets et permettant les interactions entre les différentes parties prenantes. Ils sont habituellement faciles à utiliser et téléchargeables.

Les utilisateurs peuvent se créer des agendas, suivre le budget et des échéanciers, s’assurer de la bonne exécution du projet, échanger, etc. Exemples d’outils de gestion de projets : Aceproject, Basecamp, Wrike. Vous pourriez utiliser ces outils gratuitement ou à peu de frais. Il suffit de magasiner!

Le « microblogage »

Il existe des services de communication appelés « microblogage », qui s’apparente à Twitter, et qui sont principalement utilisés par les entreprises. Par exemple, l’un des réseaux sociaux internes les plus connus, Yammer, peut être téléchargé gratuitement et utilisé par les employés d’une entreprise ou une communauté spécifique pour communiquer. Très facile à utiliser, l’outil permet d’envoyer des petits messages uniquement aux membres du groupe. Il est idéal pour les employés travaillant de la maison et qui veulent communiquer rapidement avec un groupe de travail.

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